管理之道
管理之道
1 引言
目前我國設(shè)計單位的科研課題管理中存在著大量問題，如項目審批“一言堂”，項目過程控制不到位，項目費用核算不健全，驗收檢定不嚴格，技術(shù)推廣不及時或者不推廣等問題，結(jié)果造成巨大浪費。項目管理是管理學(xué)分支的一個學(xué)科，它是指在項目活動中運用專門的知識、技能、工具和方法，使項目能夠在有限資源限定條件下，實現(xiàn)或超過設(shè)定的需求和期望，是對一些與成功地達成一系列目標相關(guān)的活動（譬如任務(wù)）的整體，包括策劃、進度計劃和維護組成項目的活動的進展。在設(shè)計院所科研課題管理中引入項目管理的概念和方法，將會極大地提高科研課題管理的水平。
2 項目管理的定義、原則和要素
項目管理是一個過程，包括項目的范圍、組織、進度、成本、質(zhì)量和后勤保障等。項目管理活動貫穿于項目整個壽命周期，并通過計劃、組織、控制、效果評估等手段實現(xiàn)項目目標。
2.1 項目管理的原則
1）首先要明確項目目標，并在項目一開始，使全體參與者都知道和理解這個目標。
2）項目管理可采用積木式，即將項目分解成管理要素，使范圍的確定、承擔的任務(wù)、計劃、控制和報告處于可控狀態(tài)。
3）采用認證和交付跟蹤的方式，檢驗項目完成情況，以確保項目完成。
4）建立供需網(wǎng)絡(luò)，劃定責任界限，協(xié)調(diào)相互間接口。
5）在網(wǎng)絡(luò)的每一級明確控制、評估和證明質(zhì)量合格的責任。
6）風(fēng)險是項目所固有的綜合因素，項目管理應(yīng)包括風(fēng)險管理。
7）項目管理也包括人力資源管理，這是項目成功的基礎(chǔ)。
2.2 項目管理的要素
1）項目分解結(jié)構(gòu)：保證全項目各方面的連貫一致，為計劃、成本、質(zhì)量等的控制提供框架。
2）項目組織：協(xié)調(diào)參與者與現(xiàn)有組織結(jié)構(gòu)間的關(guān)系，重點考慮參與者的職責、相互關(guān)系、權(quán)限等。
3） 項目階段劃分和策劃：以階段劃分和設(shè)立里程碑的方式，結(jié)合成本、進度和經(jīng)濟方面的風(fēng)險，在每一階段包含一個正式的評審過程。
4）技術(shù)狀態(tài)管理：以可追溯的方式，在產(chǎn)品全壽命周期中確定、描述并控制系統(tǒng)的技術(shù)狀態(tài)。
5）信息/ 文件管理：保證為了其它管理過程有效進行而必需的信息能以可追溯、有效的方式被記錄、檢索和修改。
6）成本和進度管理：保證人力資源、設(shè)施、材料和資金的最佳使用。
7）綜合后勤保障：保證滿足系統(tǒng)全壽命周期的需求。
3 項目管理全過程
項目管理的全過程，主要包括：立項審批階段、科研項目研發(fā)實施階段的管理、總結(jié)評價階段。
3.1 立項審批階段
此階段是項目管理的關(guān)鍵，主要包括三個方面，即組織和評審項目建議書、組織項目可行性論證和簽訂項目合同或委托書。一般科研項目立項程序為：先由研究單位組織評審本單位提出的重大科研項目建議，進行仔細篩選；對通過評審和可行性論證的項目確定項目立項；最后由項目主持單位和項目負責人簽訂合同?？蒲许椖吭u審的主要原則和標準：一般來說，評審選擇科研項目時要遵循創(chuàng)新性、可行性、可用性、合理性等原則。在具體的評選中應(yīng)掌握的主要標準是：科研項目是否得當，所選課題是否有針對性，目標的確定是否合理等。
3.2 科研項目研發(fā)實施階段
科研項目的研發(fā)實施階段，主要是指科研項目立項后組織實施直至科研成果驗收前這一階段。
此階段是科研項目全過程的重點和核心，這一階段包括科研項目的開展和控制兩個方面。此階段，設(shè)計院項目管理工作的內(nèi)容更加繁多，主要表現(xiàn)在兩個方面：一是在課題開展過
程中，提供課題任務(wù)書或項目合同書中確定的對項目的各種支持條件，對所依托的項目或子項目進行成本核算，對其一切經(jīng)費開支進行監(jiān)督，負責項目經(jīng)費的財務(wù)管理和會計核算，審批大型儀器設(shè)備支出、國際合作與交流費用支出，管理費用支出，接受上級有關(guān)部門的監(jiān)督、檢查等。二是對課題研究的正常開展進行檢查監(jiān)督和控制，建立起全過程、全方位的跟蹤反饋監(jiān)督檢查機制，了解執(zhí)行情況，及時反饋問題，尋求解決辦法，確保項目按計劃順利進行。
3.2.1 科研項目的質(zhì)量管理
科研項目是非程序化的創(chuàng)造性勞動，其管理過程是在一般項目管理過程的基礎(chǔ)上，結(jié)合科研項目的特點，以管理過程為基礎(chǔ)進行質(zhì)量控制。項目質(zhì)量管理包括兩個方面的內(nèi)容：一是項目工作質(zhì)量的管理，二是項目產(chǎn)生物的質(zhì)量管理。項目質(zhì)量管理的主要方法和工具有“全面質(zhì)量管理法”、“質(zhì)量統(tǒng)計技術(shù)法”、“質(zhì)量管理(QC)小組”、“ISO9001 質(zhì)量管理體系標準認證法”。無論選擇何種管理方法，都應(yīng)結(jié)合科研項目的特征?？蒲许椖康奶攸c決定了科研項目的質(zhì)量目標很難完全用量化的方法控制，只能是定性和定量方法的結(jié)合，在科研項目的計劃中對項目的質(zhì)量計劃往往也是作部分量化，且大多是規(guī)范性的要求。
3.2.2 科研項目的時間管理
科研項目的時間管理，是指在項目范圍確定后，為實行項目的目標、形成項目產(chǎn)出物和完成項目范圍計劃所規(guī)定的各項工作而開展的一種管理活動?？蒲许椖繒r間管理包括的主要內(nèi)容有：估算整個項目的工期；制定項目工期計劃；對項目活動順序、項目活動工期和項目活動所需資源進行分析，并根據(jù)分析制定工期進度計劃。
3.2.3 科研項目的成本管理
項目成本，是指為實現(xiàn)項目目標而開展的各種項目活動中所消耗資源而形成的各種費用的總體。項目成本管理，是為保障項目實際發(fā)生的成本不超過項目預(yù)算而開展的項目資源計劃、項目成本估算、項目預(yù)算編制和項目預(yù)算控制等方面的管理。現(xiàn)代項目成本管理的方法有很多種，每種方法都有各自的優(yōu)缺點和適用條件，比較科學(xué)和客觀反映項目成本規(guī)律的方法有三種：即全過程項目成本管理的理論與方法，全生命周期項目成本管理的理論與方法和全面項目成本管理的理論和方法。
3.3 總結(jié)評價階段
總結(jié)評價階段，主要包括：評價的內(nèi)容、評價的方法、評價的一般程序、評價的原則。
1）評價的內(nèi)容：對科研項目的總結(jié)評價，就是對科研項目的投入與產(chǎn)出進行學(xué)術(shù)價值、經(jīng)濟效益和社會效益綜合性的績效評價。
2）評價的方法：對科研項目的評價，現(xiàn)在國際上通行兩個基本的評價方法：定量指標評價方法和專家定性判斷方法。由于科學(xué)研究的“質(zhì)量”這個概念非常復(fù)雜，計量指標只能表達其可見的某些方面。因此，評價時需結(jié)合使用兩種方法。
3）評價的一般程序：一般情況下，可以把評價的整個流程劃分為三個階段：評價的總體設(shè)計和規(guī)劃階段，評價實施階段，評價結(jié)果利用。
4）評價的原則：為了保證評價目標的實現(xiàn)，科研項目評價必須遵循以下原則：獨立性原則，系統(tǒng)性原則，有效性原則，可靠性原則，儉省性原則等。
4 設(shè)計院的科研課題管理中存在的問題
4.1 項目申請盲目
很多申請的科研課題存在和往年重復(fù)的現(xiàn)象，甚至有的超出科研課題組的能力之外，可是為了拿經(jīng)費，課題組人員往往竭力進行申請。
4.2 立項審批“一言堂”
雖然課題立項評價的時候有成立的技術(shù)管理小組，也實行不記名投票政策，可是組長的權(quán)利很大，有時候“一言九鼎”，一句話能決定一個項目的生死。
4.3 課題過程控制不嚴格
目前設(shè)計院的科研課題過程控制主要還是依靠課題小組的自覺性，已經(jīng)技術(shù)秘書的階段性的進度調(diào)查，而沒有專家小組定期檢查進度，因此并不能真正地做到控制過程。
4.4 驗收檢定不嚴格
科研課題大部分以一年為一個周期，等到年底驗收時，由于趕上年終，時間緊迫，很多驗收小組成員設(shè)計任務(wù)繁忙，匆忙交付課題結(jié)果，技術(shù)小組又不能及時組織經(jīng)驗豐富的專家驗收課題，課題中出現(xiàn)的問題不能及時發(fā)現(xiàn)，從而造成課題驗收效果不理想。
4.5 財務(wù)核算不健全
課題經(jīng)費的撥付是按照驗收結(jié)果來核算的，但是由于驗收檢定已經(jīng)存在問題，課題經(jīng)費的撥付會存在不符合課題實際的狀況。有的驗收結(jié)果不理想，不應(yīng)該撥付足額，可是由于核算不健全，會足額撥付。有的課題做得非常好，也是足額撥付。這就會在科研課題小組間產(chǎn)生做得好做得差都會得到足額撥付的錯覺，容易使科研小組成員漫不經(jīng)心，不能深入認真研究。
4.6 技術(shù)推廣不及時
由于部分設(shè)計院未能和產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)建立良好的合作關(guān)系，即使研究出先進的技術(shù)，也不能及時轉(zhuǎn)化成經(jīng)濟效益；有的甚至只能作為一堆紙放在角落，造成經(jīng)費的巨大浪費。
5 加強項目管理在設(shè)計院科研課題管理中的應(yīng)用
加強項目管理在設(shè)計院科研課題管理中的應(yīng)用，主要包括：加強組織管理；加強項目全過程管理；進度、成本、技術(shù)管理統(tǒng)一協(xié)調(diào)；加強進度控制；加強風(fēng)險管理；成本管理科學(xué)化、定量化。
5.1 加強組織管理
項目管理需要權(quán)力集中以控制工作正常進行，因此，項目管理是一種個人負責制，每一個課題就是一個項目，項目管理者是一個關(guān)鍵角色。項目負責人應(yīng)對項目管理的九個方面（即項目立項、計劃、費用、質(zhì)量、人員、溝通、風(fēng)險、合同、綜合）進行有效的、全面的管理，其管理的深度和側(cè)重應(yīng)結(jié)合各單位的實際是加強組織管理的關(guān)鍵，該項目負責人必須明確責任、理順關(guān)系、獎懲嚴明、及時兌現(xiàn)。
5.2 進度、成本、技術(shù)管理統(tǒng)一協(xié)調(diào)
項目成本計劃、進度計劃的制定、控制，均以項目分解結(jié)構(gòu)（WBS）為基礎(chǔ)，以研制階段目標為控制結(jié)點，以進度基線和技術(shù)基線為依據(jù)，以實現(xiàn)規(guī)定的技術(shù)性能、滿足用戶需求為最終目的。項目管理應(yīng)遵循三個基本原則：首先要注重預(yù)測性，把各種可能想在前頭，并給予一定的余量安排（包括技術(shù)上、時間上、經(jīng)費上的余量安排），以解決不測問題；其次是注重平衡性，在技術(shù)、進度、經(jīng)費這幾個約束條件間進行平衡，以獲得整體上完成任務(wù)的優(yōu)化；再次是利用“矩陣管理”的特點，及時組織或撤銷項目組，以最大限度地發(fā)揮項目管理在靈活運用人力資源上的優(yōu)勢。
5.3 加強進度控制
進度控制主要包括：確定項目所有構(gòu)成部分（包括硬件、軟件、試驗等）；編制科研計劃；定期檢查進展情況，迅速解決研究中出現(xiàn)的問題，特別是關(guān)鍵路徑上出現(xiàn)的問題。
5.4 加強風(fēng)險管理
產(chǎn)品技術(shù)方案先天決定了研制的技術(shù)風(fēng)險；計劃風(fēng)險、費用風(fēng)險；產(chǎn)品的復(fù)雜性、總體向分系統(tǒng)指標分解難易程度的均衡性、采用關(guān)鍵技術(shù)的多少、產(chǎn)品繼承性等，決定了產(chǎn)品所應(yīng)采用的材料、工藝技術(shù)裝備、工藝技術(shù)方法的水平及大型試驗的次數(shù)；如果技術(shù)方案不確定因素比較多，則計劃和費用風(fēng)險必然比較大。因此，把好設(shè)計評審關(guān)是降低科研風(fēng)險的關(guān)鍵。
6 結(jié)語
總之，加強項目管理在設(shè)計院科研課題管理中的應(yīng)用必須以人為本，開創(chuàng)項目管理新思維。一是要充分調(diào)動科研人員參與科研決策，發(fā)揮其主動性和創(chuàng)造性；二是要改革分配制度和激勵機制，不斷提高科研人員的待遇，使其更好地投入到科研生產(chǎn)中；三是采用項目管理模式，對企業(yè)科研單位科研課題進行全程控制，確?？蒲许椖扛哔|(zhì)量地按進度計劃完成，更好地為以后的成果轉(zhuǎn)化提供基礎(chǔ)，才能取得更大的經(jīng)濟效益和社會效益。
微信咨詢
微信便捷交流
